Битрикс24 позволяет интегрировать почту в рабочие процессы компании, тем самым открывая дополнительные возможности для автоматизации и повышения контроля за электронной корреспонденцией. Поступающие и исходящие сообщения будут сохраняться и обрабатываться в CRM. В статье разберем, как настроить почту в Битрикс24, какие шаги нужно предпринять, чтобы письма от клиентов и коллег приходили без сбоев и задержек.
Инструкция по подключению почтовых ящиков в Bitrix24
В зависимости от тарифа, каждый сотрудник компании может самостоятельно выполнить подключение одного или нескольких почтовых ящиков к Битрикс 24, воспользовавшись базовыми настройками и возможностями корпоративного портала. Это позволит оперативно и без лишних телодвижений обрабатывать всю корреспонденцию из разных e-mail (личную, корпоративную и т.д.) в одном окне.
Первичные настройки: привязываем почту к Битрикс24
Как добавить почту в Битрикс 24:
1. В меню Интеграции откройте вкладку “Почта”.
2. В появившемся окне выберите провайдера. Для быстрой интеграции Битрикс с почтой доступны: Rambler.ru, Mail.ru, Yandex.ru, iCloud.com, Yahoo.com и др.
3. Кликните по иконке поставщика услуг и авторизуйтесь в почтовом ящике с помощью логина и пароля.
Обратите внимание! В отдельных случаях, для успешного подключения необходимо в настройках почтового клиента на стороне провайдера, разрешить использование небезопасных приложений и паролей для сторонних программ.
4. Удалите галочку с пункта “Отправлять через внешний SMTP” и укажите срок, за который требуется собрать письма: 7-30-60-90 дней. Учитывайте, что, если в ящике за последние 7-30-60-90 дней скопилось много писем, их загрузка на корпоративный портал может занять много времени. Нажмите на “Подключить”.
5. Отметьте папки для синхронизации между Bitrix и e-mail. Чтобы завершить операцию кликните на кнопку “Сохранить”.
Дополнительные настройки после подключения
Теперь рассмотрим, как настроить почту в Битрикс24. После добавления e-mail при переходе на вкладку “Почта” основного меню будет открываться страница с входящими письмами.
1. Нажмите на иконку с шестеренкой, расположенную в правом верхнем углу и выберите команду “Настройки ящика”.
2. В пункте “Указать дополнительные параметры” задайте название электронного ящика и имя отправителя — по желанию.
3. Если после подключения почты к Битрикс24, планируется создание новых лидов и контактов из писем в автоматическом режиме, активируйте “Интеграцию с CRM”. Опцию рекомендуется задействовать, если добавленный адрес используется только для получения писем от клиентов. При несоблюдении этого условия база быстро переполнится “мусорными” лидами.
4. В блоке “Доступ к почтовому ящику” отметьте пользователей, которые будут иметь доступ к привязанному к Битрикс 24 адресу e-mail. Для этого просто кликните на “Добавить” и выберите сотрудников из предложенного списка.
5. Не забудьте сохранить выбранные настройки.
Преимущества интеграции Битрикс24 с почтой
Интеграция почты в Битрикс24 позволяет повысить качество клиентского обслуживания, оптимизировать рутинные бизнес-процессы. В числе очевидных преимуществ решения отметим:
- Централизованное хранение переписки. Вся история взаимоотношений с клиентами собирается и обрабатывается в одном месте. Это исключает случайную потерю важной информации, способствует быстрому поиску нужных сведений.
- Оптимизация повторяющихся задач. Автоматическое создание лидов и контактов из входящих писем, назначение исполнителей на обработку поступающих заявок, отправка уведомлений и ответов по подготовленным заранее шаблонам. В результате сотрудники компании освобождаются от монотонной работы и могут сосредоточиться на более творческих и сложных задачах.
- Групповая рассылка и шаблоны писем. В Битрикс24 реализована возможность создания и отправки массовых рассылок партнерам и клиентам, подготовки и использования шаблонов писем для оперативного информирования целевой аудитории о новостях и акциях.
- Повышение качества обслуживания клиентов. Отсутствие сложностей с доступом к информации о покупателях, истории переписки позволяет специалистам “оставаться в теме”, быстро реагировать на вопросы, предоставлять максимально персонализированный сервис.
Подключение корпоративной почты к Битрикс 24 — важный шаг на пути к оптимизации, повышения эффективности и удобства работы вашей компании!
Подключение личной почты через готовые сервисы
Существует, как минимум несколько вариантов, как подключить почту в Битрикс 24. Самый простой из них — добавление e-mail с помощью готовых сервисов. Чтобы выполнить интеграцию этим способом навыки программирования не требуются, достаточно знать логин и пароль для входа в почтовый ящик.
Алгоритм действий будет следующим (на примере Яндекс.Почты):
- Перейдите в раздел “Почта” основного меню.
- Выберите Яндекс.Почта в списке доступных для интеграции провайдеров;
- Нажмите на кнопку “Авторизация”.
4. Пройдите авторизацию в почтовом ящике Яндекса, указав свои учетные данные.
5. Отметьте папки для синхронизации: Входящие, Отправленные, Спам, Корзина.
6. Кликните на “Подключить.
В среднем, весь процесс подключения почтового ящика через готовые сервисы Битрикс занимает не более 10-20 минут.
Подключение личной почты через IMAP
Для интеграции Битрикс 24 с входящей почтой помимо логина и пароля нужно знать IMAP и порт почтового сервера. Такой вариант привязки e-mail актуален, если нужного пользователю провайдера нет в списке агрегаторов, доступных для быстрого подключения.
Как добавить почту в Битрикс через IMAP:
- Перейдите в раздел “Почта” — “Подключить новый” — “IMAP”.
2. Заполните обязательные поля: Адрес IMAP-сервера, Порт, Логин, Пароль.
3. Нажмите “Подключить”.
- IMAP-сервер: imap.mail.ru
- Порт: 993
- Имя пользователя: e-mail с @ и доменом
- Пароль: стандартный, который обычно используется для авторизации в почтовом клиенте.
Яндекс.Почта
- IMAP-сервер: imap.yandex.ru
- Порт: 993
- Имя пользователя: e-mail с @ и доменом
- Пароль: стандартный, который обычно используется для авторизации в почтовом клиенте.
Gmail
- IMAP-сервер: imap.yandex.ru
- Порт: 993
- Имя пользователя: собственно имя сотрудника
- Пароль: полный адрес электронной почты.
Rambler
- IMAP-сервер: imap.rambler.ru
- Порт: 993, 143 (шифрование: ssl/tls/startls)
- Учетные данные: стандартные для входа в почту.
Yahoo
- IMAP-сервер: imap.mail.yahoo.com
- Порт: 993
- Логин: адрес электронной почты;
- Пароль: стандартный для входа в ящик.
Outlook.com
- IMAP-сервер: outlook.office365.com
- Порт: 993
- Логин: электронная почта
- Пароль: пароль к учетной записи Microsoft.
iCloud.com
- IMAP-сервер: imap.mail.me.com
- Порт: 993
- Логин: как правило для подключения используется именная часть адреса почты iCloud: johnappleseed, а не johnappleseed@icloud.com. Но, если привязать ящик не удается, можно попробовать указать полный e-mail с @ и доменом
- Пароль: стандартный для авторизации в электронной почте.
Beget.com
- IMAP-сервер: imap.beget.com
- Порт: 993, 143
- Логин: полный e-mail адрес
- Пароль: стандартный для доступа к почтовому сервису.
Timeweb.com
- IMAP-сервер: imap.timeweb.ru
- Порт: 993, 143
- Логин: адрес электронной почты
- Пароль: пароль для доступа к ящику.
Обратите внимание! При подключении почты по протоколу IMAP, если на ней есть SSL-сертификат, то он должен быть валидным. Использовать самоподписанный не удастся. Определение сертификата происходит автоматически.
Подключение личной почты с отправкой через внешний SMTP
При добавлении e-mail на портал Битрикс24 через SMTP-сервера, последний будет выступать в роли посредника между отправителем и получателем писем. В его задачу также входит быстрая доставка сообщений и снижение риска их случайного попадания в спам.
Чтобы подключить отправку почты с помощью SMTP:
- Перейдите на вкладку “Почта”;
- Нажмите на “Написать письмо”.
- В поле “От кого” кликните по стрелке — “Добавить отправителя”.
- В открывшемся окне выберите “SMTP”.
5. Заполните обязательные поля: имя и e-mail отправителя, SMTP-сервер и порт, логин, пароль.
При необходимости отметьте галочкой пункт “Использовать защищенное соединение” и задайте лимиты на количество отправленных писем в день. Сохраните настройки и подключение.
- STMP-сервер: smtp.mail.ru
- Порт: 465
Яндекс.Почта
- STMP-сервер: smtp.yandex.ru
- Порт: 465
Gmail
- STMP-сервер: smtp.gmail.com
- Порт: 465
Rambler
- STMP-сервер: smtp.rambler.ru
- Порт: 465, 587, 25, 2525 (шифрование: ssl/tls/startls)
Yahoo
- STMP-сервер: smtp.mail.yahoo.com
- Порт: 465 или 587
Outlook.com
- STMP-сервер: smtp-mail.outlook.com
- Порт: 587
iCloud.com
- STMP-сервер: smtp.mail.me.com
- Порт: 587
Beget.com
- STMP-сервер: smtp.beget.com
- Порт: 25, 465, 2525
Timeweb.com
- STMP-сервер: smtp.timeweb.ru
- Порт: 25 или 2525, 465
Отправка писем через Битрикс24
В целом, процесс отправки писем коллегам, партнерам и клиентам мало чем отличается от работы с обычным почтовым сервисом. В разделе “Почта” выберите “Написать письмо”, после чего откроется стандартное окно с указанием отправителя (автора), получателя, темы и блока для текста сообщения. Если потребуется прикрепите к письму файлы. Затем его можно сохранить в CRM и например, создать по нему отдельную задачу. Функционал системы также поддерживает возможность удаления и быстрой пересылки электронной корреспонденции.
Обработка писем в Битрикс24
Для работы с входящими и исходящими сообщениями в Битрикс24 достаточно разобраться с основными кнопками, расположенными в верхнем меню. Среди них чаще всего используется фильтр, позволяющий провести выборку писем по дате, папке, статусу, привязке к конкретным задачам.
Кнопки действий в верхнем меню
К каждому письму в списке “Входящих” или “Исходящих” сообщений можно применить разные действия.
Для доступа к ним кликните по иконке в виде трех горизонтальных полос слева от письма и выберите нужную функцию:
- Пометить непрочитанным;
- Пометить, как спам;
- Удалить;
- Переместить;
- Добавить в CRM;
- Обсудить;
- Отправить в задачу;
- Создать встречу в календаре.
Обратите внимание! Удалять письма можно в Корзину, откуда при необходимости их можно будет восстановить или безвозвратно.
Настройка адреса «От кого»
При отправке новых писем из интерфейса Bitrix клиентам и партнерам по умолчанию они приходят с обратным адресом noreply@company.bitrix24.tld. Но, если адресат решит ответить на полученное сообщение, то e-mail получателя автоматически подставится правильный и письмо уйдет на нужный почтовый адрес.
Чтобы поле отправителя в исходящих сообщениях изначально было заполнено правильно, пропишите свой e-mail (с @ и доменом) при подключении и настройке почты через внешний SMTP-сервис.
Настройка безопасности и авторизации почты
Битрикс 24 — современная и функциональная платформа, которая не только эффективно упрощает управление и контроль за бизнес-процессами, но и уделяет немало внимание защите персональных данных. Настройки безопасности в почте портала важны для исключения утечек и несанкционированного доступа к контактам и другим сведениям о клиентах, работе компании.
Битрикс24 объединит задачи, CRM и коммуникации. Закажите внедрение сейчас!
OАuth/ХOАuth
Способ авторизации в почтовом ящике, позволяющий предоставить Bitrix доступ к аккаунту провайдера без передачи учетных данных:
- Выберите почтовый сервис для подключения из предложенного списка;
- Нажмите на “Авторизация”;
- Авторизуйтесь в профиле и нажмите на “Подключить”.
Логин и пароль от почтового ящика
При этом варианте подключения, Битрикс24 получает доступ к почте с помощью логина и пароля:
- На вкладке “Почта” выберите почтовый сервис для подключения.
- Кликните на “Авторизация”;
- Укажите логин и пароль для входа в e-mail;
- Разрешите системе доступ к почте и нажмите на “Подключить”.
Пароль приложения
Под паролем приложения в данном случае понимается комбинация цифр и чисел, позволяющая приложению Bitrix24 получать доступ к почтовому аккаунту. С помощью этого пароля можно только работать с письмами, без возможности редактирования или просмотра другой информации профиля.
Обратите внимание! Для большинства почтовых сервисов использование пароля приложения возможно только при активации двухэтапной аутентификации.
Заключение
Подключение почты на корпоративной портале Битрикс24 — непростая задача, решение которой требует определенных знаний и навыков, особенно, если почтовый сервис, используемый компанией, нельзя добавить с помощью готовых интеграций.
Чтобы получить консультацию и помощь по настройке E-mail и внедрению Битрикс24, обратитесь к специалистам АБ Маркетинг. Опытные интеграторы компании знают, как прокачать вашу CRM-систему, расширить и улучшить каналы коммуникации, повысить уровень клиентского сервиса, автоматизировать рутинные операции.
